Практически на каждом предприятии, где эксплуатируются вилочные, фронтальные или другие самоходные погрузчики, ведётся учёт их работы. На практике при этом часто возникает вопрос: существует ли обязательная форма журнала учёта работы погрузчика, какие сведения необходимо в него вносить и предусмотрена ли ответственность за его отсутствие.
Однозначного требования о том, что каждая организация обязана вести именно «журнал учёта работы погрузчика» по установленной федеральной форме, российское законодательство не содержит. Из-за этого многие предприятия либо вообще не ведут такой документ, либо используют внутренние формы без чёткой системы, не понимая, какие из них обязательны, а какие применяются для управленческого и производственного контроля.
Разберёмся, что говорит законодательство, когда журнал действительно нужен, какие документы он не заменяет и как правильно организовать учёт работы погрузчиков.
Федерального нормативного акта, который устанавливал бы обязательную унифицированную форму именно «журнала учёта работы вилочного» или «фронтального погрузчика», действительно нет.
Это означает, что организация вправе самостоятельно разработать форму такого журнала и утвердить её внутренними документами, если он используется как элемент внутреннего учёта и контроля. При этом важно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты первичного учётного документа, если на его основании оформляются хозяйственные операции.
При этом нужно различать несколько разных документов, которые на практике часто путают:
Это разные документы с разными задачами, и один не заменяет другой.
Даже если закон не требует конкретной формы журнала, практически любое предприятие заинтересовано в его ведении.
Кроме того, журнал помогает подтвердить производственный характер эксплуатации техники при внутренних проверках и упрощает расследование возможных инцидентов.
Поэтому ведение такого документа лучше рассматривать не как формальность, а как элемент грамотной организации эксплуатации самоходной техники.
Именно здесь возникает больше всего вопросов.
Если погрузчик участвует в перевозке грузов по дорогам общего пользования в случаях, предусмотренных законодательством, оформление путевого листа — обязательно. Для таких документов установлен обязательный состав реквизитов, а сами путевые листы при необходимости подлежат регистрации в специальном журнале.
Однако большинство вилочных и фронтальных погрузчиков работают исключительно на территории предприятия, склада, строительной площадки, производственной базы или промышленного объекта.
В таких случаях оформление путевого листа как транспортного документа обычно не требуется, поскольку техника не осуществляет перевозки по дорогам общего пользования. Вместе с тем организация вправе оформлять собственные документы для внутреннего учёта эксплуатации техники и подтверждения производственных расходов.
Именно поэтому многие предприятия используют внутренний журнал учёта работы погрузчиков вместо ежедневных путевых листов.
Поскольку унифицированной формы не существует, состав журнала определяет сама организация. На практике удобнее всего использовать журнал, который позволяет одновременно учитывать работу техники и контролировать её техническое состояние.
Как правило, в него включают следующие сведения:
Такой объём информации обычно позволяет решать сразу несколько задач: контролировать использование техники, планировать техническое обслуживание и подтверждать производственное применение машины.
Для автомобилей основным показателем эксплуатации считается пробег. Для большинства погрузчиков значительно важнее количество отработанных моточасов.
Именно по моточасам производители устанавливают интервалы технического обслуживания: замену моторного масла, фильтров, гидравлической жидкости, обслуживание трансмиссии, регулировку отдельных узлов и проведение других регламентных операций.
Если предприятие фиксирует только даты эксплуатации, но не учитывает моточасы, существует риск пропустить сроки очередного технического обслуживания. Это может привести к ускоренному износу двигателя, гидравлической системы или трансмиссии.
Поэтому большинство специалистов рекомендуют отражать показания счётчика моточасов в журнале при каждой смене.
На первый взгляд журнал кажется обычной формальностью. На практике он становится важным инструментом управления парком техники.
Если предприятие эксплуатирует несколько погрузчиков, уже через несколько месяцев журнал позволяет увидеть, какая машина работает почти постоянно, а какая большую часть времени простаивает.
По этим данным можно перераспределить нагрузку между техникой, своевременно планировать техническое обслуживание, заранее заказывать запасные части и уменьшать вероятность внеплановых простоев.
Кроме того, журнал облегчает контроль расхода топлива. Если увеличение расхода совпадает с ростом моточасов, это естественная ситуация. Если же расход топлива резко увеличивается без изменения объёма выполненных работ, это может свидетельствовать о технической неисправности двигателя, гидравлической системы или неправильной эксплуатации техники.
Большинство ошибок связано не с отсутствием формы, а с её заполнением.
Наиболее распространённая проблема — внесение записей задним числом. В этом случае журнал перестаёт выполнять свою основную функцию: фиксировать реальную эксплуатацию техники.
Не менее часто отсутствуют сведения о моточасах. В результате невозможно определить фактическую наработку машины и своевременно провести очередное техническое обслуживание.
Ещё одна ошибка — отсутствие информации о выявленных неисправностях. Если оператор заметил подтекание масла, посторонний шум, ухудшение работы гидравлики или другой дефект, эти сведения лучше фиксировать сразу. Такая запись позволит быстрее организовать диагностику и предотвратить более серьёзную поломку.
Также не рекомендуется использовать один журнал одновременно для учёта эксплуатации, ремонта, инструктажей и технического обслуживания. Каждый документ должен выполнять собственную функцию.
Если журнал используется как внутренний первичный документ организации, срок его хранения определяется требованиями законодательства об архивном хранении документов и внутренними правилами документооборота предприятия. Кроме того, сведения из журнала могут использоваться бухгалтерией, службой охраны труда, технической службой и руководством организации при анализе эксплуатации техники.
Поэтому после окончания журнала его не рекомендуется уничтожать сразу — такие документы обычно сохраняют вместе с другой эксплуатационной документацией предприятия.
Журнал учёта работы погрузчика не имеет обязательной унифицированной формы, установленной федеральным законодательством. Это означает, что предприятие вправе разработать собственный документ с учётом особенностей эксплуатации техники на своём объекте. При этом журнал не следует путать с путевым листом: если погрузчик работает только на территории предприятия и не участвует в перевозках по дорогам общего пользования, оформление путевого листа требуется не во всех случаях.
Грамотно оформленный журнал позволяет контролировать наработку в моточасах, планировать техническое обслуживание, фиксировать неисправности, анализировать загрузку техники и подтверждать её производственное использование. На практике это не просто внутренний документ, а один из инструментов, который помогает организовать безопасную и экономически эффективную эксплуатацию погрузчиков.
